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Come digitalizzare open day e seminari universitari: l’approccio di BluCloud con ScuolaSemplice

Gli eventi universitari – open day, giornate di orientamento, seminari – sono occasioni fondamentali per le istituzioni accademiche. Non si tratta solo di presentare l’offerta formativa, ma di costruire un dialogo diretto con futuri studenti, famiglie e scuole superiori. Dietro questi momenti si nasconde una macchina organizzativa articolata, che richiede coordinamento, precisione e strumenti adeguati. In questo contesto si inserisce ScuolaSemplice, il software gestionale sviluppato da BluCloud e progettato per semplificare e digitalizzare le attività quotidiane di scuole, enti di formazione e università. In particolare, il modulo Orienta offre soluzioni concrete per la gestione fluida e professionale degli eventi accademici.

Le sfide dell’organizzazione eventi in ambito universitario

Preparare un evento accademico significa affrontare diverse criticità: dalla gestione delle iscrizioni al monitoraggio delle presenze, fino alla produzione di attestati e report finali.Spesso l’iscrizione degli studenti avviene tramite file Excel inviati dalle scuole, con dati incompleti o disallineati. Durante l’evento, si verificano code dovute a registrazioni last-minute. Anche la rilevazione delle presenze risulta complessa, soprattutto se affidata a metodi manuali, rendendo difficile capire chi ha partecipato a cosa, per quanto tempo, e con quale interesse.

Una soluzione digitale per ogni fase dell’evento

Con il modulo Orienta di ScuolaSemplice, tutto questo può essere gestito in modo automatizzato e centralizzato. Gli studenti si registrano online tramite moduli personalizzabili; i dati possono essere importati in blocco; la generazione automatica di QR Code consente un check-in istantaneo. Non serve scaricare app o utilizzare strumenti esterni: basta uno smartphone per accedere agli eventi.Durante la giornata, ogni aula o seminario può avere il proprio QR Code. Il sistema registra l’ingresso e la permanenza, aggiornando in tempo reale le statistiche. In questo modo, gli organizzatori possono sapere subito quali sessioni sono più seguite e quali richiedono maggiore supporto.

Report, attestati e dati utili per il miglioramento

Terminato l’evento, ScuolaSemplice genera report dettagliati su affluenza, comportamento degli studenti e tempi di partecipazione. È anche possibile inviare in automatico attestati di partecipazione, con un risparmio notevole in termini di tempo e risorse. Inoltre, i dati raccolti consentono di migliorare le edizioni future, comprendendo quali corsi o format attirano più interesse.

Una piattaforma flessibile per ogni tipo di appuntamento

ScuolaSemplice Orienta non è pensato solo per gli open day, ma si adatta anche a seminari, workshop, eventi istituzionali o conferenze accademiche. Che si tratti di gestire centinaia di studenti o piccoli gruppi selezionati, il sistema si configura facilmente per offrire agli organizzatori uno strumento su misura, scalabile e affidabile.

L’impegno di BluCloud nella digitalizzazione della scuola e della formazione

Come azienda, BluCloud lavora da anni per portare soluzioni concrete alle realtà scolastiche e universitarie. Con ScuolaSemplice, offriamo non solo un software, ma un approccio integrato alla gestione didattica e organizzativa. Il modulo Orienta è un esempio di come la tecnologia possa alleggerire la parte operativa, lasciando spazio alla qualità dell’esperienza offerta agli studenti.